يتم اولا مراجعة البيانات الاساسية للسفينة عن طريق مطابقتها بالبيانات الاساسية لموسوعة الــ Lloyd الموجودة بقاعدة البيانات الخاصة بالميناء. في حالة كون البيانات غير مطابقة (جزئيا /كليا) يتم طلب شهادة تسجيل السفينة من التوكيل. يقوم التوكيل بتسليمها الي اي مركز لوجيستي ليتم بها تعديل البيانات في قاعدة المعلومات الخاصة بالميناء. يتم عمل إعادة إرسال لنفس طلب التراكى المقدم سابقا.